De directeur HR en de interimmanager corporate communications: Gerda Harskamp en Juliëtte Mudde van ARAG Nederland

Over samenwerken, communiceren en kansen benutten in coronatijd.

Het kennismakingsgesprek hebben ze nog net op kantoor kunnen doen, maar vanaf het moment dat Juliëtte Mudde bij ARAG Nederland begon als manager Corporate Communications a.i., hebben zij en directeur HR Gerda Harskamp alleen digitaal contact. Elke dag, dat wel. ‘We hebben misschien wel meer voor elkaar gekregen en sneller dan in het pre-coronatijdperk mogelijk was geweest.’ Deel 3 in een serie interviews met bestuurders en hun communicatiedirecteuren.

Het was begin maart, niet lang na de persconferentie waarop premier Mark Rutte nog geen vergaande maatregelen tegen het coronavirus aankondigde, behalve dat we moesten stoppen met handen schudden: ‘U kunt voetzoenen en elleboogstoten.’ Gerda Harskamp en Juliëtte Mudde herinneren het zich nog goed omdat ze tijdens hun eerste en enige fysieke kennismakingsgesprek op het ARAG Nederland-kantoor in Leusden allebei wat klungelden met dat niet-handenschudden. Twee weken later sloten de vijf vestigingen van ARAG Nederland en alle 850 medewerkers werken waarschijnlijk grotendeels tot 1 september thuis. Op 30 maart begon Juliëtte aan haar eerste werkdag. Thuis.

Hoe was het om aan een nieuwe baan te beginnen terwijl je weet dat je je collega’s niet in het echt zult ontmoeten en geen stap op de werkvloer zult zetten?

Juliëtte: ‘Ik ben er met een open blik ingegaan, met de gedachte dat iedereen in hetzelfde schuitje zit. En ik heb meteen een soort kantoor ingericht en gezorgd voor structuur, zodat werk en privé letterlijk niet door elkaar heen kunnen lopen.’
Gerda: ‘Ik had wel een beetje met je te doen, hoor. Voor ons was het thuiswerken alleen even schakelen – je weet je collega’s en je netwerk snel weer te vinden. Als je vanuit het niets moet starten lijkt me dat wel wat ingewikkelder. Nu zit het gelukkig sterk in de cultuur van ARAG dat we elkaar helpen, dat is het DNA van het familiebedrijf, maar toch. Er is hier minder politiek dan in grote organisaties, maar er zijn natuurlijk altijd patronen en manieren waarop dingen gaan. Dat moet je ontdekken en dat voel je wat makkelijker aan wanneer je met andere mensen in een ruimte bent dan op afstand via een videoverbinding.’

Juliëtte: ‘Ik vind het lief dat je zegt dat je met mij te doen had. Ik heb het niet moeilijk gevonden. Ik werd enorm welkom geheten, iedereen was behulpzaam en nam de tijd om via het beeldscherm met mij kennis te maken. Dat geldt voor CEO Marc van Erven en alle directieleden, maar ook voor mijn eigen team van vijf mensen en voor andere belangrijke contactpersonen binnen en buiten ARAG. En als er iets was of ik wilde weten hoe de lijntjes lopen dan kon ik je altijd bellen. We zijn vrij snel met ons team aan de slag gegaan. We hebben elke dag een half uurtje dagstart en ik spreek iedereen elke week een half uurtje individueel over de specifieke werkzaamheden en projecten maar ook over hoe het gaat qua thuiswerken.’

Is het geen gek idee om samen te werken met een interimmanager corporate communicatie van wie je weet dat zij weer weg is nog voordat ze een voet op kantoor heeft kunnen zetten?

Gerda: ‘Wat we in amper twee maanden hebben neergezet vind ik bijzonder en inspirerend en daaraan heeft Juliëtte een grote bijdrage geleverd. Kort gezegd heeft zij samenhang gebracht in de initiatieven die vanuit marketingcommunicatie, corporate en interne communicatie zijn ontwikkeld. Een kapstok, een concept dat aansluit bij de positionering van ARAG. “Met elkaar komen we eruit” is de rode draad die je nu overal terugziet in alle uitingen, intern en extern.’

Wat was de aanleiding voor het aanstellen van Juliëtte?

Gerda: ‘Het vertrek van de manager communicatie, die na vier jaar een volgende mooie stap in zijn carrière heeft gemaakt. Kort daarvoor hadden we een splitsing gemaakt tussen marketing en corporate communicatie en daardoor ontstonden een paar vraagstukken waar we samen met Herman Rutgers naar hebben gekeken. Enerzijds was er direct iemand nodig die de positie van de vertrokken manager communicatie kon invullen en anderzijds moest de rol van corporate communicatie opnieuw bepaald worden: welke verantwoordelijkheden liggen daar, welke competenties zijn daarbij nodig en hoe zorg je voor aansluiting op de andere onderdelen van de business, zoals marketing. Ook de link met HR is belangrijk. Er is veel te doen op het vlak van verandercommunicatie; in deze coronatijd spreek ik Juliëtte daarom dagelijks.’

Waarom koos je voor een interimmanager corporate communicatie?

Gerda: ‘We zochten iemand die vaker met het bijltje heeft gehakt, iemand met veel ervaring die goed kan schakelen op verschillende niveaus. Een van de belangrijke stakeholders is de CEO, Juliëtte rapporteert ook aan hem. Verder zitten er verschillende belangrijke componenten aan de rol: sponsoring en activatie in onze rol als partner van de KNVB-scheidsrechters, marketing, een externe component richting businesspartners en relaties en een interne component. We zochten iemand die op al die vlakken expertise heeft en ook nog snapt hoe je dat in teamverband organiseert en borgt voor de toekomst. Iemand met een visie die ons helpt na te denken over de uiteindelijke vaste invulling van deze functie.’

Heeft deze coronaperiode jullie inzichten in de rol en het belang van communicatie veranderd?

Gerda: ‘Het belang van communicatie is alleen maar groter geworden. Onze belangrijkste uitdaging was en is om het merk ARAG en de waarden van onze organisatie goed te positioneren en uit te dragen. In deze coronaperiode komt er van alles los aan ideeën, vragen en behoeften, en snelheid is geboden om dat te kunnen vertalen: wat betekent dit voor onze medewerkers, klanten, onze businesspartners en de maatschappij? Wat kunnen wij bieden, wat hebben wij in huis, hoe gaan we dat positioneren? Die uitdaging heeft Juliëtte heel goed opgepakt en ze heeft “Met elkaar komen we eruit” supermooi en relevant ingevuld voor onze klanten en onze medewerkers. Om hen draait alles in deze coronatijd.’

Wat is het mooiste resultaat van jullie samenwerking tot nu toe?

Juliëtte: ‘Het geheel van de interne en externe activiteiten die we onder de paraplu van “Met elkaar komen we eruit” hebben ontplooid. Via allerlei hulpbronnen bieden we verzekerden maar ook niet verzekerden en onze businesspartners onze expertise en kennis aan. Met webinars, blogs, vlogs, Q&A’s en podcasts. Die maken we zelf. Veel van de onderwerpen zijn gebaseerd op vragen van klanten die via ons service center binnenkomen. Vragen over vakantie en reizen, arbeid en algemene zaken zoals contracten. We hebben juristen bij de podcasts betrokken en bekende scheidsrechters die ook ondernemer zijn. En onze CEO maakt elke week een vlog die met alle collega’s wordt gedeeld.’
Gerda: ‘De online personeelsbijeenkomst voor 690 thuiswerkende medewerkers op 14 mei was een hoogtepunt. Die was super interactief met een mooie afwisseling tussen informatie, inspiratie en entertainment. Daardoor bleef 93 procent van de mensen de volledige 80 minuten ingelogd en betrokken.’
Juliëtte: ‘Ik ben blij dat dat zo goed gelukt is. Het is best ingewikkeld nu iedereen thuis veel videobelgesprekken voert; dat is vermoeiend en op een gegeven moment ben je dat ook weleens beu. Dan heb je een programma nodig dat interactief is en ook een beetje vermaak biedt om een gemeenschappelijk gevoel van verbondenheid en momentum te creëren.’

Wat nemen jullie mee van deze rare periode?

Juliëtte: ‘Er is veel creativiteit losgemaakt. Drie maanden geleden dachten we nog in vaste patronen, maar nu zijn we allemaal zo door elkaar geschud dat we denken in oplossingen en doorgaan; het is de enige weg. Het is heel inspirerend dat de ARAG-directie er ook zo instaat.’
Gerda: ‘Bijzonder om te zien dat het zo werkt en dat iedereen zich met elkaar verbonden voelt.’

Over Gerda Harskamp
Gerda Harskamp werkt tien jaar bij ARAG Nederland. De eerste 4,5 jaar was ze personal assistent van CEO Marc van Erven. Tijdens het werken studeerde en ontwikkelde ze zich in verschillende functies waarin HR een steeds belangrijkere rol speelde. Sinds juni 2019 is ze directeur HR. Gerda is professional scrum master en studeerde Bedrijfskunde aan IBO Business School.

Over Juliëtte Mudde
Juliëtte Mudde heeft dertig jaar ervaring aan bureau- en klantzijde, waarvan twintig jaar in een leidinggevende positie, voornamelijk in zakelijke dienstverlening en de fmcg-markt. Ze heeft veel ervaring in changemanagement en in de disciplines marketingcommunicatie, interne communicatie (employee branding) en corporate communicatie. Juliëtte studeerde Commerciële Economie aan de Hogeschool Utrecht.

Dit is het derde deel van een interviewserie geïnitieerd door Herman Rutgers executive & interim search. Lees hier het interview met Nicoly Vermeulen en Joost Ravoo van TU Delft en hier het interview met Tom van Aken en Caroline van Reedt Dortland van scale-up Avantium.